Le Lean Management a besoin des réseaux sociaux d’entreprise

Publié par Alain Garnier sur 2 Octobre 2014, 13:47pm

Connaissez-vous le Lean Management ? En ce moment, tout le monde en parle… et se demande encore comment le mettre en place en dehors de l’usine, où il a été largement exploré.

Contrairement à l’idée reçue, le Lean Management n’est pas originaire du Japon. Dès 1400, les Vénitiens pratiquaient cette méthode pour construire un bateau par jour. Mais ce sont bien les Japonais qui ont récemment remis au goût du jour cette manière de voir l’entreprise et son fonctionnement. Au départ, le Lean Management a plutôt été appliqué à l’industrie, notamment dans le secteur automobile, chez Toyota. Il n’est cependant pas réservé aux usines et à la production. Il concerne aussi nos industries numériques et les « travailleurs du savoir ».

Le Lean renvoie à l’idée du strict nécessaire afin d’éviter les gaspillages (les mudas, en japonais), comme les surplus de stocks, les attentes ou encore les produits défectueux.

Le Lean est très actuel, d’où sa popularité. Il incarne des valeurs qu’attendent aujourd’hui nos sociétés : agilité, temps réel, absence de gaspillage (toutes les questions de responsabilité des entreprises, qu'elle soit sociale ou environnementale), en quête aussi d’harmonie tant personnelle que collective.

Pour toutes ces raisons, à la fois positives pour les entreprises et nécessaires pour les individus, le RSE (réseau social d’entreprise) pourrait bien être le « véhicule » du Lean en entreprise. C’est même, selon moi, l’endroit du Lean par excellence…, ce qui explique aussi son succès. Et je vais tenter de vous le démontrer en comparant usine et numérique.

La perspective de l’amélioration continue

Pour obtenir des résultats pérennes, le Lean Management s'appuie sur l'amélioration continue. Cette dernière est fondée sur la forte implication de tout le personnel concerné par les processus à optimiser. Son moteur, et donc celui du Lean Management, est le PDCA (Planifier Développer Contrôler Ajuster).

Tout d’abord, il s’agit d’impliquer l’ensemble des salariés à l’évolution de l’entreprise. C’est exactement la définition d’un RSE, qui vise à mettre toute l’entreprise dans un espace numérique afin de collaborer et d’échanger. Chacun est impliqué dans son travail, mais aussi dans l’amélioration des processus.

Ensuite, l’idée même d’amélioration continue renvoie à celle de flux. Or, ce qui distingue un RSE des autres systèmes numériques, c’est son fort parti pris de temps réel et de flux, dans une logique de continuité. Celle-ci le différencie, par exemple, des approches par la documentation ou par l’intranet. Ces derniers sont des espaces numériques discontinus par essence. Structurellement, le RSE est donc fondé sur les attendus du Lean…

Puis, le Lean Management est fondé sur la « stratégie des petits pas », aussi appelée kaizen. Dans l’entreprise physique (usine), la résolution des problèmes se passe sur le terrain avec l’ensemble des acteurs concernés. Elle est bien souvent formalisée sur un rapport papier au format A3. Dans une organisation tournée vers le numérique, on remplace le format A3 par un écran 19 pouces, mais on retrouve la même finalité : devenir une organisation apprenante car ce qui est produit est visible des autres, et chacun progresse en y participant.

Enfin, le Lean Management concerne tous les domaines de l'entreprise (productifs et non productifs). A ce titre, le Lean Management se décline en Lean Manufacturing (optimisation des secteurs productifs), Lean Development (optimisation du développement des nouveaux produits), et Lean Administration (optimisation des autres secteurs non productifs) (Source : Wikipédia). Là encore, le RSE est présent dans tous les secteurs de l’entreprise : les ventes, le marketing mais aussi l’amélioration de la R&D ou encore pour la communication voire pour des projets d’entreprise plus globaux. Cet enjeu universel est intimement lié au Lean car pour que l’entreprise progresse dans son ensemble, il faut que chacun y contribue.

Le gaspillage ou les sept mudas

Le Lean management aborde l’évolution et le progrès continu en éliminant le gaspillage. Nous allons regarder par le menu comment les sept Mudas numériques sont résolus par la mise en place d’un RSE.

1. Surproduction : documents envoyés « au cas où »
Voilà bien une vertu des RSE ! Ils remplacent les courriels et amènent les employés à publier dans des groupes ciblés. On passe d’un mode Push où tout le monde reçoit n’importe quoi, à un mode Pull où chacun choisit les informations qui l’intéressent. Le RSE diminue la production de messages inutiles. Une étude de Jive 2011, montre que la diminution de mails est de 27 % dans les entreprises qui ont mis en place un RSE (Que vaut donc une étude faite par un éditeur J ?).
2. Défauts/rebuts/reprise : erreurs de saisie des formulaires
Dans un RSE, tout élément est soumis aux commentaires. Dans le cas d’un formulaire mal rempli, un membre du groupe peut réagir et modifier des informations erronées, ou demander à l’auteur de les changer. Le RSE propose en quelque sorte un contrôle qualité continu, par la transparence des données. Plutôt que d’éditer ces dernières en back office, on les propose à l’édition en front office. Le RSE doit alors être intimement couplé aux logiciels métier pour intégrer automatiquement les changements effectués sur les données.
3. Mouvements superflus : transferts entre bureaux, bâtiments, villes
Un RSE facilite le travail collectif à distance. Que ce soit en mode synchrone, avec les réunions virtuelles, les conférences téléphoniques, la messagerie instantanée mais aussi en mode asynchrone avec l’échange de documents, de commentaires etc… L’étude Jive a pointé une baisse des réunions physiques de 26 % grâce à un RSE, sans parler de la diminution du nombre de déplacements dans le cas d’une entreprise sur plusieurs sites.
4. Surqualité : multiple approbations, saisies documents
Le RSE vise à la simplicité, notamment dans l’approbation des éléments proposés. Plutôt que d’envisager des processus complexes, on fait confiance aux salariés et à l’organisation pour dépasser le cadre du processus standard. En redonnant la main à l’intelligence humaine, le RSE évite d’avoir à « tout prévoir ». En dehors des processus répétitifs, la communication et la décision locale reprennent le dessus.
5. Déplacement : recherche d’information
Un RSE propose en général un moteur de recherche puissant pour retrouver tous les éléments auxquels l’employé a droit en termes de sécurité : documents, conversations, mais aussi agendas ou encore tâches à effectuer. Or on sait combien la recherche d’information est devenue clé. Et le RSE propose non seulement des informations, mais aussi des profils utilisateurs. C’est toute l’entreprise qui est à portée de clic sans multiplier les contacts inutiles avant de trouver le bon interlocuteur.
6. Stocks : documents en attente d’approbation
Comme on l’a vu pour la surqualité, le RSE est un mécanisme de flux qui met la question du temps réel au centre du système. Il est facile de commenter un document, et de diffuser ce commentaire. De plus, il est aussi possible d’ajouter des process au sein du RSE, dans ce cas un workflow social qui fluidifie le processus documentaire.
7. Attentes : attentes d’information
Le RSE facilite aussi les liens forts entre les personnes. Contacter d’urgence un collègue via la messagerie instantanée devient facile… et évite de gaspiller son temps. Rendre l’organisation adaptative en permanence fait partie des bons principes des RSE. Et c’est encore une logique Lean !

Comme on le voit, le RSE répond aux sept mudas du Lean sans exception… et plus encore, car il apporte aussi des gains collatéraux comme dans toute approche Lean :

- Bâtir un projet d’entreprise
- Fédérer les équipes
- Renforcer la dynamique sociale
- Optimiser les espaces de travail
- Donner plus de disponibilité
- Augmenter la flexibilité
- S’éclater dans son travail

L’approche Lean est aujourd’hui une méthode qui aide aussi bien les grands groupes que les start up à tirer profit d’un environnement changeant rapidement. Toute l’entreprise est tirée vers le haut, tant d’un point de vue humain que financier.

De plus, cette approche est « naturelle » voire instinctive. Ce qui nous renvoie aux réseaux sociaux : Facebook, Twitter n’ont-ils pas envahi la planète numérique de manière simple et rapide ? C’est à vous, manager, de décliner cette évolution dans vos pratiques. A vous d’adopter le Lean et de mettre en place, à votre échelle, un réseau social d’entreprise qui sera le socle de votre volonté de changement et de progrès.

Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) sont les meilleurs agents du Lean en entreprise. Ils répondent parfaitement aux sept principes (ou mudas ou gaspillage) de cette méthode.

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